Digitaliseren archief

Digitaliseren persoonskaarten en aktes

Tot nu toe wordt er bij Burgerzaken nog gewerkt met persoonskaarten en aktes op microfiches. De kwaliteit van deze informatiedragers is erg slecht geworden (qua leesbaarheid), maar ook de apparatuur waarop ze te raadplegen zijn is sterk verouderd en nagenoeg uitgefaseerd. Daarom gaat een speciaal hiervoor gecertificeerd bedrijf dit digitaliseren. De kosten voor dit proces zijn € 26.000 en worden ten laste van de Algemene Reserve gebracht.

Digitalisering archief bouwvergunningen

Tussen 1901 en 2014 zijn bouwvergunningen op papier gearchiveerd. Vanaf 2014 is het vergunningensysteem Squit XO met een archiefwaardig DMS (Corsa) gekoppeld en worden bouwvergunningen digitaal gearchiveerd. In Duo+ verband zijn sinds 1 september 2017 het vergunningensysteem en het digitaal archiveren op het gebied van de Wabo, APV en Horeca geharmoniseerd. Op het gebied van archivering van bouwvergunningen is de dienstverlening en de wijze van archiveren niet volledig geharmoniseerd. Ouder-Amstel heeft een volledig digitaal bouw-archief en kan inzage op snelle en eenvoudige wijze verzorgen. Diemen en Uithoorn hebben daarentegen nog een papieren bouwarchief van 1901 tot 2014. Het verstrekken van inzage in de archiefstukken kost veel tijd. Daarnaast kost de opslag van een papieren archief in kasten veel (opslag)ruimte. Het is dan ook zeer gewenst dat Diemen het papieren bouwarchief digitaliseert. Het digitaliseren van het bouwarchief kost € 900 per strekkende meter bouwarchief. Het bouwarchief van Diemen bedraagt circa 192 strekkende meter. Afgerond is derhalve in totaal een budget benodigd van € 180.000 voor een periode van 3 jaar. In 2020 wordt gestart met een opdracht voor 1/3 van het bouwarchief. Voor de komende 3 jaar is jaarlijks een budget van € 60.000 benodigd, deze kosten worden jaarlijks ten laste van de Algemene Reserve gebracht.

In de Kadernota 2021 wordt een voorstel gedaan om in 2021 en 2022 financieel te verwerken.